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Come diagrammare i processi aziendali

Diagramma i processi aziendali
Oggi, i nostri ingegneri ci spiegano come definire e rappresentare graficamente i processi aziendali, affinché possano essere mappati ed automatizzati tramite OneClickOffice.

come schematizzare i processi aziendaliUn processo aziendale è un insieme di attività e task che concorrono per uno stesso obiettivo.
Modellando e automatizzando i processi operativi utilizzando OneClickOffice, molte aziende in Italia e all'estero hanno aumentato la propria produttività e tagliato i costi. Prima di utilizzare il sistema di modellazione e automazione dei processi aziendali, è però di vitale importanza comprendere e schematizzare i processi aziendali affinché questi risultino il più possibile semplici, logici e coerenti.

 

Perché dovresti schematizzare i processi aziendali?

 

Lo schema dei processi aziendali è una vera e propria tabella di marcia che guida tutti i collaboratori e dipendenti a raggiungere il risultato atteso nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Schematizzare graficamente i processi produttivi e decisionali dell'azienda consente di:

 

  • osservare il quadro generale e prendere in considerazione tutti i possibili scenari

  • capire a fondo il processo in modo da poter vedere come questo può essere modificato e migliorato

  • aiutare visivamente i dipendenti che si riferiscono ad un unico schema condiviso

  • ridurre gli errori, i colli di bottiglia, le incomprensioni e prevenire azioni non utili o dannose

 

Come schematizzare i processi aziendali?

 

Ci sono tre passi fondamentali per creare i diagrammi dei processi aziendali:

 

  1. creare uno schema iniziale in base alla propria esperienza

  2. Raccogliere le esigenze e le informazioni aggiuntive

  3. integrare tali requisiti nel diagramma

Se necessario, ripetere i punti 2 e 3 fino a quando tutti non siano soddisfatti del risultato finale.

 

Creare uno schema iniziale del processo aziendale in base alla propria esperienza.

Uno schema iniziale è una panoramica generale di ciò che i soggetti interessati si attendono accada svolgendo una specifica attività o procedura aziendale. Questo diagramma dovrebbe considerare le aree generali e i passi fondamentali, di alto livello, del processo aziendale.

Raccogliere le esigenze e le informazioni aggiuntive

La raccolta dei requisiti consiste nell'ottenere informazioni sul processo di business da persone coinvolte in ogni fase, come ad esempio gli utenti finali, i collaboratori, il personale amministrativo e i responsabili di dipartimento.

Durante la raccolta delle informazioni è molto probabile scoprire che i dipendenti non seguono le procedure stabilite e che i flussi di lavoro in azienda o in ufficio sono particolarmente frustranti, oltre che costosi.

Ecco alcune domande da utilizzare durante la raccolta delle informazioni:

  1. Qual è l'obiettivo generale del processo aziendale?

  2. Cosa innesca l'avvio del processo?

  3. Cosa determina il completamento del processo?

  4. Quali sono le attività e le persone coinvolte in ogni passo del processo?

  5. Ci sono delle possibili varianti al processo aziendale?

 

In seconda fase è inoltre opportuno chiedersi:

  1. Ci sono passaggi del processo aziendale che sembrano essere ripetuti o ridondanti?

  2. C'è una certa parte del processo che può essere modificata per risultare più efficace?

 

In questo caso, non abbiate paura di modificare lo schema del processo, integrando le varianti o migliorie individuate.

Disegnare e modellare i processi operativi aziendali è l'occasione ideale per migliorare l'organizzazione aziendale.

 

Integrare le esigenze e le nuove informazioni nel diagramma del processo

 

Dopo aver raccolto le esigenze dei collaboratori, questo devono essere integrate nello schema iniziale, condividendolo con tutti i collaboratori che hanno preso parte alla modellazione del processo. E' consigliabile rivedere la mappa del processo fino a quando tutti i collaboratori interessati non siano soddisfatti del prodotto finale, a patto di mantenere ben chiaro e soddisfatto l'obiettivo del processo.

Prova OneClickOffice per avere la grande opportunità di perfezionare e ottimizzare i processi aziendali per renderli il più agevoli ed efficienti possibile.

Una volta disegnati i diagrammi dei processi, avrai la possibilità di ricrearli sull'interfaccia web di OneClickOffice, eseguirli facendoli avanzare automaticamente e tenerli sotto controllo.

 

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