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Panoramica di OneClickOffice

OneClickOffice è un sistema che consente alle Aziende una gestione controllata delle attività, delle scadenze e dei flussi di lavoro. OneclickOffice integra un sistema di messaggistica multicanale interno ed esterno e fornisce reportistica dettagliata per verificare la redditività di un Cliente, il costo della fornitura di un prodotto o servizio, le risorse impegnate dalle procedure aziendali nonché la composizione per un certo dipartimento o gruppo di lavoro in base alla tipologia di lavoro svolto, oppure in base al Cliente o prodotto interessato.

OneClickOffice consente ad ognuno di tenere un elenco delle attività da compiere e di quelle assegnate ad altri, mentre un evoluto sistema di notifiche aggiornerà i soggetti in causa dello stato di avanzamento di tali attività; in tal modo saranno limitate o eliminate tutte le distrazioni dal lavoro superflue, mentre ognuno avrà la consapevolezza di non poter dimenticare lavori da svolgere, compiti assegnati a colleghi, scadenze importanti.

La combinazione di un intuitivo client desktop, di un'APP mobile per smartphone e di un'interfaccia web consente un utilizzo efficace e piacevole per tutti i collaboratori dell'Azienda.

 

 

 

 

Come Funziona

Il servizio OneClickOffice si compone di tre parti fondamentali: il Client Desktop, l'App mobile e l'applicazione Web.

Client Desktop

client icon

Ogni utente potrà scaricare dall'applicativo web il Client di OneClickOffice, disponibile sia per sistemi operativi Windows, Linux e MAC.

 

Il Client, pensato e progettato per essere comodo e di rapido utilizzo, consente ad ogni utente di avere accesso a tutte le informazioni sulle attività aziendali, del foglio ore giornaliero e di interagire con i colleghi.

 

Applicativo Web

Tutte le informazioni inserite tramite il Client, sono rese disponibili nel Cloud di OneClickOffice, accessibile tramite l'applicazione web. La direzione e i ruoli di responsabilità dell'Azienda avranno accesso a evoluti strumenti di reportistica oltre che a funzioni amministrative e di configurazione di sistema.

 

Ogni singolo utente, oltre all'utilizzo del Client, avrà a disposizione l'accesso all'applicativo web e potrà operare in base ai diritti e permessi del proprio ruolo.

web icon

Mobile APP

app-icon

In ultimo, per gli utenti che devono essere collegati all'Azienda anche in mobilità, è disponibile l'App per dispositivi mobili, con funzionalità del tutto assimilabili a quelle presenti sul Client Desktop.

 

Funzionalità

Il client di OneClickOffice

 accessibilità utenticlient oneclickofficeAccessibilità. Il Client Desktop è sempre a portata di mano dell'utente, con un semplice click sulla barra degli strumenti.

gestione taskGestione Task e Attività. Dal Client è possibile creare nuovi task (unità di lavoro semplici) oppure attività articolate, assegnandole a se stessi oppure a colleghi. Clicca qui per saperne di più.

foglio ore giornalieroFoglio ore giornaliero. La compilazione del foglio ore - per le utenze per cui è richiesto - è notevolmente facilitata dalla possibilità di imputare il tempo speso direttamente su task o attività assegnate, pur rimanendo possibile registrare il proprio tempo su attività ricorrenti o di altro tipo.

accesso-colleghiAccesso privilegiato ai collaboratori più stretti. Il Client di OneClickOffice può essere configurato per mostrare con maggiore evidenza i colleghi con i quali si collabora maggiormente. Questo consente con un click di visionare i lavori in corso e di interagire rapidamente con i collaboratori più stretti.

messaggistica multicanaleMessaggistica Multicanale. Tramite il Client l'utente ha accesso a vari strumenti di comunicazione sia verso colleghi, gruppi o dipartimenti, sia verso l'esterno. Il Client integra infatti una chat aziendale, un sistema di messaggistica che permette di inviare messaggi a colleghi e collaboratori. Per comunicazioni verso l'esterno il sistema mette a disposizione una comoda funzione di invio sms, con conferma di consegna. 

promemoria scadenze aziendaliSistema di notifiche evoluto. Il sistema di notifiche integrato nel Client di OneClickOffice consente all'utente di essere sempre informato sui principali eventi che si verificano tramite un popup dalla barra degli strumenti oltre che dall'applicazione per smartphone. Clicca qui per saperne di più.

 

ricerca task aziendaliRicerca task, attività e messaggi. Accesso rapido ad attività o comunicazioni sulla base di vari filtri di ricerca, ad esempio per Cliente, Prodotto o per contenuto.

statistiche-attività-aziendaStatistiche di base. Ogni utente ha l'accesso a funzioni basilari di statistica su come viene impiegato il proprio tempo con la possibilità di filtrare per periodo di tempo, prodotto, cliente e classe di attività.


L'Applicativo Web

interfaccia web oneclickoffice

accesso multilivelloAccesso Multilivello. Ogni utente abilitato ha visione e operatività in base ai propri diritti ed al proprio ruolo.

img 61Funzioni Amministrative.

    • Gestione utenti: gli utenti sono tutti i dipendenti e collaboratori abilitati all'uso del sistema; l'interfaccia permette di definire dei profili, gruppi e dipartimenti a cui possono essere associati gli utenti e che consentono di interagire con gruppi di persone e di effettuare estrazioni e reportistica per gruppi di lavoro.

    • Gestione Prodotti: dall'interfaccia amministrativa si può inserire o importare l'elenco dei prodotti che saranno collegati ai task e attività tramite il Client. Sarà quindi possibile effettuare estrazioni e reportistica sull'utilizzo e costo di fornitura di un prodotto. Clicca qui per saperne di più.

    • Gestione Clienti: dall'interfaccia amministrativa si può inserire o importare l'elenco dei Clienti che saranno collegati ai task e attività tramite il Client. In questo modo sarà possibile verificare il tempo dedicato in azienda ad uno specifico Cliente, con la possibilità di inviare al gestionale aziendale le ore da fatturare. Clicca qui per saperne di più.


messaggistica-evolutaMessaggistica Multicanale: ogni utente può ricercare ogni tipo di comunicazione inviata o ricevuta tramite il Client di OneClickOffice.

flussi-aziendaliFlussi di lavoro automatici: questa evoluta funzionalità di OneClickOffice consente di assegnare automaticamente una serie di task in parallelo o in cascata con la possibilità di impostare delle condizioni d'uscita. Ciò consente di portare a termine in modo rapido e senza errori, procedure ed attività aziendali articolate con molti task assegnati a persone diverse. Clicca qui per saperne di più.

report attività aziendali

Reportistica evoluta: OneClickOffice può fornire alla direzione ed ai responsabili dell'Azienda statistiche complete e dettagliate. Sarà possibile verificare agevolmente le risorse impiegate su una specifica attività, su una tipologia di attività o su di un gruppo di lavoro o reparto. Inoltre, OneClickOffice fornirà importanti dati sul tempo speso dall'Azienda per un determinato prodotto, servizio o cliente, per stabilire la redditività di un Cliente, il costo di fornitura di un prodotto o di erogazione di un servizio.
Un  serie di grafici mostreranno infine le variazioni nel tempo, dando indicazioni preziose riguardo l'evolversi dell'Azienda.

 

impostazioni web

Impostazioni e configurazioni: OneClickOffice offre una serie di impostazioni per personalizzare la propria installazione. Sono disponibili personalizzazioni grafiche, configurazioni per il controllo qualità, sulle attività e notifiche e impostazioni di sicurezza.

 

dashboard oneclickoffice

Dashboard: è il pannello iniziale dell'applicazione web e riassume i dati più significativi riguardo le attività aziendali e le variazioni nel tempo di task e tipologia di attività. Inoltre è disponibile una versione "privacy" della dashboard, con i dati sensibili offuscati, per permetterne la visualizzazione continua su monitor anche a persone esterne all'azienda.

 

Screenshots

Immagini del Client

Immagini dell'Applicativo Web

Immagini dell'APP mobile

Casi d'Uso

Promemoria personale di lavoro

Con OneClickOffice è possibile creare dei promemoria personali di lavoro; questi possono essere semplici reminder che avvertono l'utente di compiere un'azione in una certa data e ora oppure possono essere delle attività prolungate nel tempo. In ogni caso, è possibile collegare ai promemoria sia il cliente sia il prodotto e indicare il tempo speso sull'attività.

Quantificare le ore di un progetto

OneClickOffice è lo strumento ideale per tenere traccia e quantificare il tempo speso per un progetto. Un singolo professionista come un team di persone saprà agevolemte indicare al Cliente le ore spese nel progetto, con la possibilità di stampare report con i dettagli delle attività svolte. Un modo preciso per fatturare le effettive ore impiegate nel lavoro, un modo elegante per mostrare al Cliente la propria professionalità.  

Processo di attivazione di un servizio per un nuovo cliente

Processi lavorativi di attivazione di un servizio oppure di preparazione e fornitura di un prodotto implicano molte attività, spesso compiute da persone e reparti diversi. Queste attività aziendali sono solitamente ripetitive ma non per questo meno delicate di altre.
Con i flussi di lavoro automatici di OneClickOffice è possibile creare dei modelli di flusso, che possono essere avviati per ogni servizio da attivare per un nuovo Cliente.
OneClickOffice penserà poi, in modo del tutto automatico, ad assegnare i compiti alle varie persone o ai ruoli di riferimento.

In tal modo, attività articolate ricorrenti possono essere svolte in modo rapido senza lasciare la possibilità di dimenticarsi un pezzo del processo.

Gestire attività con scadenze periodiche e ricorrenti

Molte aziende che si trovano spesso ad avere scadenze rigide e periodiche (studi commercialisti, studi consulenza del lavoro, studi professionali i genere) utilizzano OneClickOffice per non dimenticare di effettuare pratiche o comunicazioni in tempo utile.

Con la comoda funzione dei task o flussi ricorrenti è possibile impostare un singolo task oppure una serie di task che scattano automaticamente e periodicamente. E' possibile personalizzare le scadenze (es.: ultimo giorno lavorativo del mese, tutti i 10 marzo, oppure frequenza bimestrale ...) e indicare l'entità del preavviso con cui OneClickOffice dovrà assegnare i task.

Inviare automaticamente in fatturazione il tempo speso dai propri collaboratori

Per aziende e studi di servizi e consulenza, parte del lavoro può consistere nel tempo speso per specifiche attività, in base oraria, ma capita più spesso di quanto dovrebbe che questo tempo non venga registrato e addebitato, con la conseguenza di lavorare gratis.

Con OneClickOffice, e il collegamento diretto al gestionale aziendale, questo non accade: le ore spese per ogni tipo di attività e cliente vengono registrate da tutti i collaboratori, eventualmente revisionate e inviate al gestionale pronte per essere fatturate.

Hai bisogno anche di un gestionale web intuitivo e completo?
Abbiamo la soluzione già integrata con OneClickOffice che consente di condividere l'elenco dei clienti e dei prodotti / servizi e di inviare automaticamente in fattura il tempo speso per i clienti.

 

Informazioni

Informazioni su OneClickOffice

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Ti forniremo tutta la consulenza per ottimizzare l'utilizzo del sistema nelle dinamiche specifiche della tua Azienda.


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