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Software mappatura processi aziendali
Modella i processi operativi e decisionali aziendali.
Aumenta l'efficienza e il controllo delle procedure e dei processi aziendali.


Prova i flussi automatici di OneClickOffice.

Informazioni flussi di lavoro

Introduzione
Cosa sono, a cosa servono.

 Funzionalità dei flussi di lavoro

Caratteristiche
Scopri le funzionalità
dei flussi di lavoro

vantaggi flussi di lavoro

Vantaggi
Scopri perché automatizzare
i processi aziendali

Esempi di flussi di lavoro

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e prova sul campo il sistema

 

Introduzione: Cosa sono e a cosa servono i flussi di lavoro automatizzati (Business Process Management)

I flussi di lavoro sono un insieme di attività che fanno parte di una stessa procedura o processo aziendale e che sono quasi sempre svolte da reparti e persone diverse.
Ogni azienda ha infatti una serie di procedure interne che si ripetono nel tempo e che possono essere standardizzate e automatizzate.

Il potente motore dei flussi di OneClickOffice consente di modellare i flussi delle proprie lavorazioni affinché si possa portarle a compimento in modo rapido ed efficace.

Con OneClickOffice è infatti possibile disegnare le procedure interne aziendali (ad esempio processi amministrativi, processi commerciali, oppure procedure tecniche, progettazioni, revisioni e manutenzioni) tramite un'intuitiva interfaccia web che consente di modellare ogni tipo di lavorazione ed eseguirla automaticamente ogni volta che si presenta la necessità.

Il sistema guiderà e accompagnerà i collaboratori assegnando i singoli passi e informerà i responsabili sullo stato di avanzamento del flusso.

flusso di lavoro

Esempio di processo di lavoro aziendale: oltre alle singole mansioni assegnate, il sistema consente di prevedere l'avanzamento condizionato
delle pratiche e punti di validazione e approvazione.

modella i flussi Esegui i flussi Controlla lo stato dei flussi Archivia i flussi

Disegna i passi delle procedure e delle lavorazioni dell'azienda definendo le regole di avanzamento, le priorità e le scadenze.

Designa i destinatari dei singoli passi, indica i ruoli di riferimento e i supervisori. Integra le procedure con la documentazione allegata o risorse esterne condivise.

Avvia il flusso con un click ogni volta che si presenta la necessità oppure in modo automatico e ricorrente in base alle tempistiche previste.

Lascia che sia il sistema a guidare e accompagnare i collaboratori nello svolgimento delle singole attività fino al completamento del flusso.

Tieni sotto controllo lo stato di avanzamento dei flussi, verifica la percentuale di avanzamento in funzione delle scadenze intermedie e definitive.

Ricevi notifiche ed allarmi automatici su PC e Smartphone che ti informano dello stato dei flussi e dell' approssimarsi delle scadenze.

Stampa e archivia in formato digitale le lavorazioni completate.

Mantieni il dettaglio delle singole lavorazioni, disponibili anche a distanza di tempo per qualsiasi riscontro, specie in ottica Qualità ISO e legge 231.

 

 


Caratteristiche
: le funzionalità dei flussi di lavoro automatizzati (WorkFlow Management and Automation)

OneClickOffice consente innanzitutto di creare i modelli di flusso di lavoro, quindi delle traccie che identificano specifiche prassi e lavorazioni aziendali, come ad esempio l'evasione di un ordine, la manutenzione ordinaria di un apparato oppure la prassi da seguire per una non conformità.

Ogni volta che si presenta la necessità di avviare una specifica lavorazione sarà quindi possibile avviare il flusso con un click, selezionado il relativo modello di origine. Inoltre, nel caso in cui vi siano procedure ricorrenti e periodiche è possibile avviare automaticamente i flussi, indicando le date specifiche o la frequenza di esecuzione.

Su ogni singola esecuzione del flusso il responsabile può inserire degli attributi ogni volta differenti, come ad esempio il cliente di riferimento, la documentazione allegata oppure i ruoli di riferimento (commerciale, tecnico, ecc...)

Definite le caratteristiche generali del modello, sarà quindi possibile disegnare il flusso indicando la serie di azioni, task e attività previste, tramite la semplice e potete interfaccia grafica.

La notevole flessibilità del sistema, consente di modellare il susseguirsi delle varie attività in base alle esigenze ed alle peculiarità delle singole dinamiche aziedali.Software mappatura processi operativi aziendali

Ordine dei passi, task paralleli o consecutivi

Una potente interfaccia web consente di definire facilmente l'ordine con cui le singole attività dovranno essere assegnate. La struttura formata da Aree e Sezioni consente di prestabilire se più passi del flusso possono essere assegnati contemporaneamente oppure in successione.

Avanzamento condizionale del flusso

Ad ogni passo del flusso di lavoro, è possibile inserire una serie di condizioni di uscita e conseguenti azioni
e deviazioni del flusso; in questo contesto, il collaboratore esempio costruzioneflusso lavoro automatizzatoche completerà il passo in questione, sarà tenuto a selezionare dalla lista a disposizione l'opzione che si è verificata. In base a tale scelta, il flusso proseguirà in base alle regole impostate.

Per ogni condizione di uscita sarà possibile:

    • proseguire normalmente il processo aziendale
    • ignorare specifiche parti del processo
    • saltare ad uno specifico passo del processo aziendale
    • tornare indietro ad uno specifico passo del processo aziendale
    • inviare comunicazione al supervisore
    • terminare il processo aziendale

 

Milestones e scadenze

Su ogni flusso possono essere indicate le Milestones, quindi delle tappe intermedie a cui possono essere associate delle scadenze intermedie.

Integrazione con documenti e risorse esterne

Il flusso nel suo complesso oppure i singoli passi di cui si compone possono essere integrati con risorse esterne o allegate, volte a ottimizzarne l'avanzamento:

  • collegamento a documenti allegati (distinte base, schede tecniche, istruzioni sulle singole attività)
  • collegamento a files e cartelle condivise nel disco di rete aziendale (NAS)
  • collegamento a risorse web interne o esterne (CRM aziendale, WiKi Aziendale, pagina internet pubblica)

 

Esecuzione dei flussiNotifica flussi di lavoro automatico

Ogni volta che un flusso verrà avviato, il sistema assegna le singole attività ai collaboratori previsti, in base alle regole impostate in fase di modellazione del flusso.
Il collaboratore riceverà notifica sul proprio PC, tramite il Client di OneClickOffice, oppure sullo Smartphone tramite l'APP di OneClickOffice.
Quando la lavorazione assegnata verrà completata, il collaboratore ne darà conferma, sempre tramite client o app, indicando il tempo impiegato, note e commenti e l'eventuale opzione di uscita.
Il sistema riceverà tale informazione e procederà con le azioni successive. 

 

Controllo e monitoraggio dei flussi

Tramite il pannello di controllo del sistema è possibile controllare a "colpo d'occhio" tutti i processi aziendali in esecuzione ed il relativo stato di avanzamento di ciascuno. Un intuitivo diagramma di avanzamento mostrerà lo stato di ogni singolo flusso, con il dettaglio dei passi, delle scadenze e delle milestones.
Un sistema evoluto di notifiche automatiche avvertirà i supervisori dei cambiamenti di stato del flusso (completamento, stallo, scadenze mancate ecc...)

dashboard flussi di lavoro dashboard flussi smartphone diagramma flusso di lavoro notifica stallo flussi di lavoro notifica flusso in stallo su smartphone

Archiviazione dei flussi

Al termine di ogni flusso, e comunque in qualsiasi momento lo si desideri, è possibile stampare il dettaglio del modello di flusso o esportarlo in PDF. Molte aziende stampano il flusso di lavoro per discuterlo in riunione oppure per archiviarlo insieme ad altri documenti, come ad esempio il contratto di un cliente.
L'esportazione in formato digitale cosente di mantenere le informazioni di tutti i flussi nel corso del tempo, e di ricercarle velocemente per qualsiasi esigenza.

 


Vantaggi
: perché adottare un sistema di automazione dei flussi di lavoro

Molti sono i benefici per cui la tua azienda dovrebbe dotarsi di un sistema di automazione dei flussi di lavoro. I più importanti riguardano l'aumento di produttività ed efficienza ma ci sono anche molti vantaggi a lungo termine, comunque molto importanti.

 

  • vantaggi flussi
    Portare a termine rapidamente ed in modo efficiente le procedure e le lavorazioni articolate
    per aumentare la produttività dell'azienda
  • vantaggi flussi
    Limitare l'uso improprio di mezzi come email o telefono per gestire le pratiche interne, diminuendo di conseguenza errori e omissioni
  • vantaggi flussi
    Adottare e definire una gerarchia chiara per le autorizzazioni e le approvazioni
  • vantaggi flussi
    Controllare in ogni momento lo stato di avanzamento delle lavorazioni e ricevere notifiche automatiche
    su Smartphone riguardo lo stato dei flussi in corso
  • vantaggi flussi
    Archiviare in modo dettagliato le lavorazioni completate, disponibili a distanza di tempo per qualsiasi
    tipo di riscontro, specie in ottica Qualità e legge 231
  • vantaggi flussi
    Effettuare analisi approfondite dei processi aziendali per apportare miglioramenti ed eliminare eventuali sacche di inefficienza, effettuando vere e proprie mappature dei processi aziendali
  • vantaggi flussi
    Responsabilizzare l'operato dei tuoi collaboratori e responsabili mantenendo traccia di ciò che viene svolto
  • vantaggi flussi
    Svincolare le conoscenze ed il knowhow delle lavorazioni aziendali dalle persone, dando massima priorità ai processi aziendali
  • vantaggi flussi
    Ottimizzare l'interazione dei collaboratori e gli strumenti di supervisione dei responsabili, favorendo la collaborazione e limitando lo stress lavorativo

 


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