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Programma per la Gestione delle Pratiche dei commercialisti

Il Software per la gestione delle pratiche, degli adempimenti e delle scadenze degli studi commercialisti.

E' ben noto come all'interno di uno studio commercialista, molte siano le pratiche da lavorare, che spesso si accavallano creando un pò di confusione, specie nei periodi fiscalmente caldi.

 

Programma gestione pratiche commercialista

Molti sono gli adempimenti ricorrenti che si moltiplicano con il passare del tempo e con l'aumentare dei clienti, correndo il rischio di ammassare il lavoro all'ultimo o, peggio, mancare le scadenze.

Non di meno, è sempre difficile e dispendioso capire lo stato di avanzamento di una pratica di un cliente, verificare le pratiche aperte in un faldone di un cliente per poter organizzare meglio il lavoro o semplicemente per esserne al corrente oppure per poter dare informazioni al cliente stesso.

 

Quando un cliente chiama in studio?

 

Capita spesso che i clienti telefonino in studio e che lo studio debba conseguentemente attivarsi per avviare una pratica o compiere un'attività. Spesso, in queste circostanze, solo chi ha risposto al telefono saprà quello che c'è da fare e perchè, mentre molto probabilemente queste informazioni non arriveranno ai colleghi e responsabili per cui, successivamente, potrebbe essere complicato per chiunque dare indicazioni riguardo tale pratica al cliente, o gestire la pratica stessa.

 

Infine, spesso manca la cognizione generale di quante e quali pratiche siano aperte, quali in ritardo, quali siano già scadute, chi sono i clienti interessati, quali sono le attività che stanno bloccando l'avanzamento delle pratiche e così via.

A consuntivo, non è mai semplice capire il tempo di lavorazione di una pratica, specie se complessa e articolata, e quindi sapere quanto è costata allo studio la pratica e dove sono i punti che possono essere migliorati e sveltiti.

 

OneClickOffice è un programma che consente una gestione controllata, collaborativa ed automatizzata delle attività, delle pratiche e degli adempimenti tipici di uno studio commercialista.

 

Il modo in cui viene utilizzato e tutte le funzionalità presenti sono volte a soddisfare i punti che abbiamo visto sopra, in modo da aumentare l'efficienza dello studio, la consapevolezza della mole di lavoro in corso, e migliorare la giornata lavorativa delle persone che lavorano nello studio.

 

OneClickOffice è un sistema pensato per aiutare gli studi commercialisti ad avere un migliore controllo sulle attività e le pratiche in corso di svolgimento e su quelle in scadenza.
Fornisce un notevole supporto nell'assegnazione dei lavori tra colleghi e dal responsabile verso i propri collaboratori; grazie al continuo monitoraggio delle attività permette di evitare che lavori e scadenze possano essere dimenticati.

 

Sia tramite PC (Windows, Mac e Linux) sia su smartphone (iPhone e Android), OneClickOffice fornisce delle funzionalità pensate per aiutare la gestione delle pratiche dello studio.

 

Ecco le principali:

 

Gestione pratiche ricorrenti

OneClickOffice consente di pianificare l'esecuzione ricorrente di determinate pratiche, basate su un modello standard che viene preventivamente disegnato in base a come viene svolto il lavoro in studio. Ad esempio, l'attivazione ricorrente su base trimestrale della liquidazione IVA su un elenco di clienti. In questo contesto il sistema, ad ogni scadenza trimestrale, avvierà automaticamente una pratica per ciascun cliente, assegnando i vari passi della lavorazione ai rispettivi responsabili.

 

Gestione attività ricorrenti

Attività più semplici composte da un unico task possono essere schedulate in modo ricorrente. In questo contesto, ad ogni ricorrenza l'attività viene avviata automaticamente e assegnata al responsabile preimpostato.

 

Gestione faldoni pratiche

OneClickOffice può generare numeri di pratica sequenziali da associare ai faldoni di documentazione archiviata. Su ogni faldone potranno essere attivate nel tempo un numero arbitrario di attività, tutte facenti riferimento a quel faldone e a quel cliente. Ad esempio, la pratica “locazione immobile cliente” con numero protocollo 47 potrà nel tempo comporsi di attività come “gestione stipula contratto”, “gestione attivazione utenze”, “rinnovo contratto” e così via. Queste attività andranno a confluire nello stesso faldone con stesso numero di protocollo; diversamente, sarà possibile creare un numero arbitrario di sotto-pratiche che avranno numeri di protocollo progressivi nella forma 47.1, 47.2 e così via, sempre collegati allo stesso cliente.

 

Controllo attivo pratiche in corso

OneClickOffice è dotato di un sistema di notifiche che consente a tutti i collaboratori di restare sempre allineati riguardo i lavori assegnati, quelli completati, quelli in scadenza o scaduti.

 

Gestione centralizzata delle telefonate dello studio

OneClickOffice consente anche di tenere traccia delle telefonate ricevute ed effettuate dallo studio, indicando l'interlocutore, la durata e un riepilogo della conversazione. Conseguentemente, ogni collega potrà consultare l'elenco telefonate, filtrando anche in base al cliente, per essere sempre informati di cosa il cliente ha chiesto o di cosa gli è stato detto. Da ciascuna di queste telefonate schedate, potranno scaturire una o più attività da assegnare.

 

Ricerca rapida pratiche

Direttamente dal client desktop, ogni collaboratore potrà ricercare le attività tra quelle in corso e tra quelle chiuse recentemente, in base al cliente, al faldone pratica oppure agli attributi personalizzati legati alla pratica (TAG).

 

Supervisione dello studio

Direttamente dal proprio PC o Smartphone e in base alla propria posizione nell'organigramma dello studio, si avrà una visione complessiva sui lavori in corso da diverse prospettive:

Agenda: appuntamenti o attività che dovranno essere svolti in un determinato giorno e orario.

Colleghi: elenco dei colleghi, con possibilità di invio comunicazioni rapide e, in base ai permessi, visualizzazione dello stato e delle attività di ognuno.

Cosa hai assegnato: elenco delle sole attività che l'utente ha assegnato ai colleghi.

Flussi: elenco dei flussi di lavoro in corso, comprese le pratiche ricorrenti, con l'indicazione dello stato di avanzamento, responsabile, data di scadenza ecc...

Conclusi da poco: elenco delle attività e delle pratiche concluse recentemente, in ordine cronologico.

 

Consuntivazione del lavoro

Tutte le informazioni raccolte tramite il client circa i tempi di lavorazione delle pratiche e delle attività vengono categorizzate in base al cliente, alla classe di attività e al numero di protocollo. Questi dati potranno poi quindi essere utilizzati per estrazioni di reportistica e analisi statistica mentre in presenza di contratti che prevedono lavorazioni a tempo potranno essere utilizzati per la fatturazione al cliente.

Se stai cercando un sistema per la gestione e il controllo delle pratiche in studio, prova OneClickOffice gratuitamente. Ti accorgerai ben presto come diventerà uno strumento indispensabile per la quotidianità e quale supporto darà a tutti i collaboratori dello studio.

 

Richiedi informazioni adesso, potremo organizzare subito una demo congiunta del sistema e lasciarti il sistema in prova per il tempo necessario.

 

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